Penggunaan SharePoint 2013 - Bagian 1

SharePoint adalah teknologi berbasis web besutan Microsoft yang difokuskan untuk kolaborasi bisnis suatu organisasi untuk peningkatan produktifitas dan efisiensi pengelolaan resources. Saat ini SharePoint sudah masuk pada versi 2013, SharePoint 2013. Selain dikemas secara terpisah, SharePoint juga terdapat pada paket Office 365, yang disebut SharePoint Online. Secara fungsionalitas cenderung sama, cuma secara pengelolaan dan instalasi berbeda, antara SharePoint Server dan SharePoint Online.

• Bagi rekan-rekan yang ingin melakukan instalasi dan konfigurasi SharePoint Server 2013 dapat menggunakan tautan ini sebagai tutunan: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262957.aspx.
• Bagi yang ingin mencoba SharePoint Online dapat melakukan registrasi gratis demo dari Office 365 melalui tautan berikut: http://office.microsoft.com/id-id.
• Bagi yang ingin mencoba memasang SharePoint di Windows Azure: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/windowsazure/dn275956.aspx.

Pada postingan ini kita akan bersama-sama belajar tentang pengenalan dan pemanfaatan SharePoint (dari sudut pandang end-user).

Untuk mengakses SharePoint dapat melalui tautan situs yang telah didefinisikan dan login menggunakan user-password yang telah ditentukan. Untuk Office 365 dapat melalui portal (https://portal.microsoftonline.com/) kemudian pilih Site. Sebagai Administrator, halaman pertama yang akan disajikan ialah Site Collection. Site Collection adalah halaman utama (top-level site) SharePoint yang dapat dijamah oleh Administrator untuk melakukan instalasi, konfigurasi dan deployment SharePoint disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Melalui Site Collection Administrator dapat membuat Site (halaman) baru untuk kolaborasi, melakukan kustomisasi interface, menambahkan aset library dan sebagainya.

SharePoint memiliki berbagai jenis sites yang dapat dimanfaatkan untuk kolaborasi, bisnis ataupun publikasi. Berikut ini adalah deskripsi singkat dari berbagai sites yang ada di SharePoint 2013:

Template Kolaborasi
Team Site	Dirancang untuk interaksi team, termasuk tracking dokumen dan newsfeed yang dapat dimanfaatkan oleh teamwork.
Blog	Sebuah site yang dapat dikelola oleh idividu atau grup untuk mempublikasikan suatu blog post maupun menampung berbagai resources dokumen yang bisa diberi hak akses sesuai keinginan.
Developer Site	Sebuah site developer untuk mengerjakan Office Product.
Project Site	Sebuah site di SharePoint yang dirancang untuk menejemen dan kolaborasi dalam penyelesaian suatu proyek, termasuk didalamnya fasilitas tracking status dari proyek serta berbagai hal terkait penyampaian proyek terhadap klien.
Community Site	Sebuah site yang memungkinkan anggotanya untuk berkontribusi pada sebuah diskusi. Template ini dilengkapi dengan model template diskusi dan thread replies beserta badges dan reputation untuk member yang berkontribusi.

Template Enterpise
Document Center	Sebuah site yang dapat dimanfaatkan sebagai pusat pengelolaan dokumen perusahaan.
eDiscovery Center	Pengelolaan eDiscovery perusahaan.
Records Center	Site yang dirancang untuk menejemen pengaturan dokumen dan untuk menejemen perputaran dokumen yang mengalami perubahan atau penghapusan.
Team Site	Sebuah site yang menjadi tempat berbagai, berkolaborasi dan berinteraksi secara umum antar member.
Business Intelligence Center	Site yang didesain untuk mempresentasikan laporan business intelligence yang ditujukan untuk end users.
Enterprise Search Center	Sebuah fitur pencarian berbagai resources yang ada pada portal SharePoint (yang memiliki hak publikasi) baik berupa pencarian dokumen, pencarian orang/member, pencarian percakapan, video dan sebagainya. Secara advanced dapat dikustomisasi.
My Site Host	Sebuah site yang digunakan untuk hosting halaman profil personal. Secara umum dapat dipersiapkan oleh Administrator.
Community Portal	Sebuah site yang dapat digunakan sebagai tempat komunitas berkumpul secara kolaboratif.
Basic Search Center	Fitur pencarian pada halaman utama.
Visio Process Repository	Sebuah site yang digunakan untuk pengelolaan Visio diagram.

Template Publikasi
Publishing Portal	Site yang dapat digunakan untuk membuat portal berbasis internet ataupun intranet untuk perusahaan. Situs ini mampu memberikan hak akses untuk menerbitkan halaman/site baru dan workflow untuk konten situs, yang mana pengelolaan persetujuan juga disediakan pada situs ini.
Enterpise Wiki	Digunakan untuk membuat wiki sites yang juga didukung dengan fitur diskusi dan menejemen proyek yang diperlukan.
Product Catalog	Digunakan untuk pengelolaan data katalog produk.
Publishing Site	Digunakan untuk mempublikasikan webpages. Meliputi dokume dan pustaka gambar.
Publishing Site with Workflow	Digunakan untuk mempublikasikan webpages secara terjadwal.

SharePoint memiliki komponen-komponen sites yang sangat umum digunakan. Webpages, document, linraries, lists, newsfeed dan site applikasi lainnya. Komponen tersebut secara terstruktur diatur oleh site utama, dengan bagan seperti berikut ini:

Membuat Site Baru di Sharepoint

Ketika SharePoint telah terinstal dan terkonfigurasi dengan baik, hal yang harus dilakukan Administrator ialah membuat site baru yang akan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Site yang akan dibuat ini merupakan sebuah site induk yang akan memiliki subsite sesuai jenis site yang diinginkan. Biasanya site dibuat untuk kebutuhan khusus, contoh khasus pada perusahaan site dibuat per divisi, masing-masing divisi miliki satu site, dimana di masing-masing site yang dimiliki divisi memiliki subsite baik untuk team site, community ataupun blog.

Langkah pertama dalam membuat site ialah masuk ke halaman awal SharePoint kemudian pilih "+new site". Kemudian beri nama site yang diinginkan serta atur alamat tautan site tersebut, secara instan site akan dibuatkan oleh sistem:

Setiap site yang dibuat dapat memiliki kustomisasi yang berbeda, baik dari sisi fungsionalitas ataupun interface. Site yang dibuat masih bersifat global, maka dari itu setiap site akan memiliki subsite yang memiliki tujuan lebih terperinci.
Membuat Subsite
Subsite dapat dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Pemilihan site template yang tepat dapat memberikan optimalisasi penggunaan portal kolaborasi ini. Untuk membuat subsite langkah pertama yang dilakukan ialah, klik Site Contents pada site yang telah dibuat, tepatnya di bagian menu sebelah kiri, kemudian pilih "+new subsite" pada bagian bawah halaman.
Isikan berbagai detail dan opsi sesuai dengan kebutuhan dan klik Create.

Hasil dari subsite dapat ditampilkan pada menu navigasi ataupun tidak, sesuai dengan opsi yang dipilih saat pembuatan.

Halaman subsite memiliki desain dan model menejemen konten yang disesuaikan dengan template yang dipilih, seperti contohnya template blog akan menghasilkan tampilan seperti berikut:

Melakukan Kustomisasi Site
SharePoint 2013 menyediakan beberapa desain template yang dapat digunakan untuk site yang telah dibuat. Untuk tingkat advanced desain dapat dikostumisasi secara manual sesuai dengan keinginan. Untuk penggunaan wajar dapat dengan hanya memilih template yang telah disediakan, berikut mekanismenya.
Hal pertama, pastikan sudah masuk pada site yang telah dibuat, kemudian pilih icon setting -> Site settings.

Kemudian pada bagian Look and Feel pilih Change the look dan pilih theme yang sesuai keinginan.

Menambahkan App pada Site

App adalah aplikasi pendukung yang dapat ditambahkan pada site, banyak sekali jenis app yang disediakan, seperi survei, tasks, calendar, contact dll, salah satu contoh yang sering digunakan adalah asset library. Asset library adalah aplikasi SharePoint yang dapat dioptimalkan untuk pengelolaan aset digital. Assets pada SharePoint meliputi audio, gambar dan juga video. Secara default setiap aset akan ditampilkan secara tumbnails termasuk untuk video. Untuk membuatnya dapat menggunakan menu Site Contents disebelah kiri, kemudian pilih Add an app lalu pilih app yang dikehendaki.

Mengganti Judul, Logo dan Deskripsi Situs
Untuk mengganti judul, logo dan deskripsi site dapat masuk ke Site Settings melalui icon setting. Kemudian pada bagian Look and Feel pilih Title, descripsion and logo. Isikan judul, deskripsi dan upload logo sesuai yang dikehendaki.