Manajemen Data di Era BYOD Menurut CommVault Systems

Tren BYOD (Bring Your Own Device) sering disebut sebagai dampak dari revolusi smartphone, yang memperbolehkan karyawan membawa perangkat pribadi dalam area perusahaan. Saat ini, BYOD menciptakan tantangan baru bagi departemen teknologi informasi (TI) dalam hal manajemen dan keamanan data perusahaan.

CommVault Systems menguraikan hal-hal yang 'boleh dan tidak boleh' dilakukan oleh para CIO dan Departemen TI yang sedang khawatir dan ingin melakukan manajemen data yang efektif dan efisien dalam lingkungan yang selalu berubah dan semakin mobile.

1.    Jangan Mengeluarkan Uang Hanya Karena Harus

CIO yang berpikiran ke depan harus menghadapi kenyataan bahwa BYOD akan tetap ada, dan prioritasnya harus pada pengamanan data. Piranti lunak terbaru memiliki kemampuan yang memungkinkan organisasi untuk secara mudah mengamankan, membagi, mencari dan memulihkan file pengguna baik yang ada di mobile, desktop ataupun laptop, bahkan tanpa campur tangan TI.

2.     Jangan Abaikan Peraturan

Ada kesalahan umum yang dilakukan Departemen TI, yaitu mengabaikan prasyarat bahwa perangkat mobile EDFE juga terikat pada peraturan yang ada. Seiring tren BYOD tumbuh, demikian juga ancaman keamanan dan perlindungan data. Karena banyak organisasi yang tak lagi punya kendali besar atas cara karyawannya mencampuradukkan penggunaan perangkat pribadi dan perangkat kerja, serta data yang terkait. Akibatnya, file yang sensitif akan terbawa ke luar kantor, seringkali tanpa enkripsi dan perlindungan yang cukup, sehingga data tersebut mudah terungkap akibat pencurian, kehilangan atau kerusakan

3.    Lakukan Adaptasi Manajemen Data ke Pekerja Mobile

Arsitektur penyimpanan dan perlindungan data yang ada saat ini bisa diperkuat dengan kemampuan sinkronisasi antar PC dan pencarian file native lewat plug-in di Windows yang memungkinkan perusahaan tetap memiliki kendali atas data dan informasi miliknya, di saat yang sama karyawan yang berwenang tetap diberi kemampuan untuk berbagi file secara aman antara perangkat-perangkat yang ia miliki. Ini akan memitigasi risiko yang terkait dengan perlindungan, akses dan manajemen data jarak jauh, di saat yang sama tetap mendorong produktivitas dengan memungkinkan informasi tersedia secara cepat, portabel dan aman melalui awan data perseorangan.

4.    Jangan Lupa Akses Data Berlaku Dua Arah

Departemen TI kerap sangat fokus pada perlindungan data dari akses yang tidak bewenang, namun, menyediakan dan mengatur akses yang aman terhadap data yang dibuat oleh karyawan pada perangkat pribadi mereka juga penting. Pekerja mobile harus diberikan akses yang aman dan mandiri pada data perusahaan dari mana saja. Untuk mendukung efisiensi, data harus tetap bisa diakses dengan mudah bagi individu yang berwenang.

5.    Selalu Tanyakan Soal Kompatibilitas Sejak Awal

Solusi modern yang multi-vendor dan multi-point sering mengarah pada masalah kompatibilitas besar, yang kemudian bisa semakin parah seiring masuknya perangkat EDGE pribadi. Organisasi bisa hemat waktu, sumber daya dan biaya, sambil tetap meningkatkan kolaborasi antara 'pulau-pulau' operasional, dengan cara menerapkan pencarian cerdas dan mendapatkan wawasan akan aset informasi di seluruh korporasi. Piranti lunak manajemen data saat ini harusnya bisa dioperasikan dengan mudah dan mengakses secara luas, aplikasi, sistem file dan platform penyimpanan yang terhubung dengan jaringan.

6.    Lakukan Sinkronisasi Tanpa Kesulitan

Data harus bersifat cair, tak peduli apakah ia dihasilkan dari perangkat perusahaan atau pribadi karyawan; di kantor ataupun di rumah. Karyawan harus bisa mengakses file terbaru, dan setiap versi file itu – tanpa menghiraukan perangkat apa yang dipakai untuk membuatnya – melalui sinkronisasi otomatis untuk berbagi file lintas laptop, desktop, smartphone dan tablet.

7.    Amankan Data, Bukan Perangkat

BYOD tak bisa dihindari lagi akan menjadi makin umum di lingkungan kerja yang senantiasa berubah. Meski pun hal ini mungkin telah mengganggu pikiran TI sejak beberapa waktu, perangkat akses jarak jauh dan pribadi karyawan tak seharusnya jadi ancaman bagi keamanan data. Bahkan, pengambil keputusan bidang TI yang berpikiran ke depan akan mencari cara untuk menerapkan tren ini, yang harus dilihat sebagai perkembangan jangka panjang, bukan sekadar tren sesaat, dalam solusi manajemen data.