Penggunaan SharePoint 2013 - Bagian 2

Setelah pada bagian satu dijelaskan secara singkat tentang apa itu site, pada bagian ini tetap masih akan menjelaskan tentang ekplorasi site. Sites adalah komponen terpenting pada SharePoint, karena melalui sites tersebut tim dapat berkolaborasi dan berkorelasi dalam suatu portal kolaborasi online. Sub bab pertama pada postingan ini kita akan bersama-sama belajar bagaimana mengelola menu/navigasi pada sites di SharePoint 2013. Ada berbagai navigasi yang dapat dikondisikan pada sites di SharePoint, pertama navigation tree view. Untuk mengaktifkannya dapat melalui Site Setting pada bagian Look and Feel dan pilih Tree View. Beri checkbox pada Enable Tree View, dan pastikan checklist juga Enable Quick Launch agar quick launch yang menampilkan tree view tersebut muncul.

Untuk mengatur navigasi menu, pada Quick Launch, seperti memberikan aturan hirarki yang dikendaki dapat menggunakan menu Quick Launch di Look and Feel. Atur susunan menu sesuai dengan yang dikehendaki.

Untuk memberikan tautan situs-situs lain pada Quick Launch dapat menggunakan Top Link Bar yang juga terdapat di Site Settings. Melalui menu tersebut dapat ditambahkan tautan-tauan menuju berbagai situs, internal maupun eksternal, sesuai keinginan.

Menyimpan Site sebagai Template

Site yang telah dikelola dan dimodifikasi untuk disesuaikan pada suatu kebutuhan dapat disimpan sebagai template. Dengan demikian ketika menginginkan suatu site dengan fungsionalitas yang sama dapat menggunakan template tersebut, tanpa harus menyusun awal dari 0. Untuk melakukan penyimpanan Site sebagai Template dapat dilakukan melalui Site Settings, kemudian perhatikan bagian Site Action dan pilih Save site as template.

Berikan nama file, nama template dan juga deskripsi dari site yang akan disimpan. Checklist Include Template dipilih ketika konten yang ada pada site juga akan ikut disimpan, untuk tujuan tertentu, seperti untuk sample data dan sebagainya. Site yang telah disimpan menjadi template dikelola di Sollution Gallery yang secara manual dapat diakses melalui Site Settings - Web Designer Galleries - Sollutions.

Libraries dan Sites di SharePoint 2013

SharePoint 2013 secara default menyediakan banyak library dan list yang dapat diimplementasikan dalam sites. Setiap library dan list memiliki fungsi masing-masing dan berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Setiap library dan list memiliki tile sendiri dengan visualisasi yang berbeda. Kurang lebih terdapat 10 library dan 20 list yang sudah disediakan oleh SharePoint 2013, walaupun secara advanced masih bisa dikembangkan lebih lanjut. Berikut ini keterangan fungsi-fungsi library dan list yang ada pada SharePoint 2013:

Library
Asset library	Untuk membuat tempat untuk mengelola aset-aset digital seperti gambar, audio, atau video. Menejemen konten yang ada juga bagus, seperti untuk mengantur thumbnails tampilan dan juga metadata keyword.
Dashboard library	Membuat dashboard library yang juga memiliki PerformancePoint-deployment dashboard.
Data Connection library	Membuat data connection library untuk memudahkan maintenance dan management data connection. Ini sebagai pusat untuk menempatkan ODC (Office Data Connection) files dimana data *.odc mengandung informasi seperti how to locate, log on, query, enternal data source access.
Document library	Membuat sebuah document library untuk mengelola dokumen atau file yang ingin dibagikan. Document library mendungkung fitur folder, versioning dan check out.
Form library	Membuat form library berupa XML-Based bussiness form seperti untuk pembuatan report/purchase order dan sebagainya. Pembuatannya didukung XML Editor seperti Microsoft Office InfoPath.
Picture library	Untuk pengelolaan gambar yang ingin dibagikan. Mendungkung fitur slideshow dan menejemen gambar lainnya.
Record library	Membuat repositori terpusat untuk mengumpulkan dan memenejemen redord organisasi atau dokumen bisnis penting. Ada fitur set policies yang dapat mengatur pengelolaan record.
Report library	Memudahkan untuk pembuatan, menejemen dan penyampaian webpages, dokumen, KPI of metrix suatu laporan.
Process Diagram library	Untuk mengelola process document seperti Visio diagram.
Wiki Page library	Membuat sebuah halaman untuk mempublikasikan suatu informasi yang dapat diakses bersama oleh teamwork.

Apps
Announcements	Membuat suatu kanal list pengumuman yang akan disampaikan berupa news, stutus dan informasi lainnya.
Calendar	Membuat kalender yang didasarkan pada tampilan tertentu, seperti upcoming meeting, deadline, atau kegaitan penting lainnya. Kalender dapat di bagikan melalui caledar list ataupun Microsoft Office Outlook.
Circulations	Dibuat ketika memiliki suatu publikasi yang ingin diberikan kepada penerima yang terpilih. Mengandung kapabilitas yang unik untuk mendistribusikan informasi kepada user tertentu.
Contacts	Membuat list kontak untuk menejemen informasi orang-orang di tim kita, customer dan partner. Selain itu juga dapat share informasi antara kontak list dengan Outlook, untuk saling disinergikan.
Custom	Membuat list custom ketika ingin memiliki kolom spesifik, seperti digunakan untuk list webpage atau item-item lain.
Custom list in Datasheet view	Ketika ingin membuat suatu kolom spreadsheet-like biasanya digunakan untuk data entry, editing atau formatting data.
Discussion Board	Membuat suatu fitur untuk menejemen thread diskusi yang dapat ditempelkan dimana saja.
External list	Membuat sebuah list yang bekerja dengan data yang diambil dari luar SharePoint atau disebut External content type. Menggunakan Business Connectivity Services untuk mengakses data langsung dari sistem ekternal tersebut.
Import Spreadsheet	Membuat kolom yang memiliki konten hasil impor dari spreadsheet di Microsoft Excel.
Issue Tracking	Membuat sebuah kolom issue tracking dimana disana ada berbagai list issues beserta prioritas dan status progressnya.
KPI list	Key Performance Indicator yang dapat ditampilkan statusnya di dashboard. KPI dapat digunakan untuk track performance dari data sources (yang di entry secara manual, data di SharePoint, worknooks serta SQL Server Analysis Services (SSAS).
Languages and Translators	Digunakan ketika menggunakan translation management workflow.
Links	Memabuat list link yang ingin dibagikan kepada team work.
Microsoft IME Dictionary list	Membuat MS IME (Microsoft Input Method Editor) list ketika membutuhkan penggunaan data dari MS IME.
PerformancePoint Content list	Menampilkan suatu list dalam bentuk scoredard, report, flder dan sebagainya menggunakan PerformancePoint.
Project Tasks	Menampilkan task list proyek yang sedang dikerjakan tim atau dapat disinkronasikan dengan Outlook.
Promoted Links	Membuat list Promoted Links untuk menampilkan satu set link action pada sebuah visual layout.
Status list	Membuat suatu list yang menampilkan status dan tracking dari tujuan project, termasuk didalamnya satu set icon yang dapat mengindikasikan status pekerjaan.
Survey	Membuat polling atau suatu survey yang dapat diisi oleh tim.
Tasks	Membuat task list untuk menampilkan berbagai pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tim.

Menambahkan Library atau Apps di SharePoint
Untuk menambahkan suatu library atau app di halaman SharePoint dapat menggunakan ikon setting, kemudian pilih Add an app.

Kemudian pilih atau cari Library atau App yang ingin digunakan.

Setelah dipilih maka akan muncul suatu opsi untuk memberikan nama dari Library atau App yang akan digunakan. Setelah tahapnya selesai maka akan muncul di Site Content app/library yang baru dibuat. Untuk penggunaan dan modifikasinya akan dijelaskan pada Bagian berikutnya. :)